Warum eine gute Ausschreibung Fachwissen braucht
Wer eine Druckerei beauftragt, kann Angebote anhand von Auflage, Format und Papier recht einfach vergleichen. Bei Gestaltungsleistungen ist das schwieriger. Was genau gehört zu einem Corporate Design? Wie viele Entwurfsvarianten und Korrekturschleifen sind üblich? Welche Nutzungsrechte brauchen Sie? Ist eine Website mit Pflege und Hosting gemeint oder nur die Gestaltung?
Bleiben solche Fragen offen, gehen Angebote ein, die kaum vergleichbar sind. Das eine ist günstig, weil wichtige Leistungen fehlen, das andere teuer, weil es mehr enthält als nötig. Plant man eine Ausschreibung für Gestaltungsaufträge, lohnt es sich deshalb, jemanden mit neutraler Sicht und Fachkenntnis an der Seite zu haben.
Eine gute Vorbereitung hilft auch nach der Vergabe. Die Leistungsbeschreibung ist die Grundlage für den späteren Vertrag, für Abnahmen und für die Frage, ob ein zusätzlicher Wunsch noch im vereinbarten Umfang enthalten ist. Wenn Sie möchten, begleite ich deshalb auch den Projektstart mit der ausgewählten Agentur, etwa beim ersten Briefingtermin, und stehe Ihnen bei fachlichen Rückfragen während der Umsetzung zur Seite. So bleibt die Qualität, die Sie in der Ausschreibung beschrieben haben, bis zum fertigen Ergebnis im Blick.
Wobei ich Sie unterstütze
- Bedarf klären: Was soll am Ende tatsächlich entstehen, und welche Ziele verfolgen Sie damit?
- Leistungsbeschreibung: Umfang, Medien, Anzahl der Entwürfe, Korrekturschleifen, Dateiformate, Nutzungsrechte und Termine verständlich und vollständig beschreiben
- Briefing: die Informationen zusammenstellen, die Anbieter für ein fundiertes Angebot brauchen, etwa zu Zielgruppe, bestehendem Auftritt und Rahmenbedingungen
- Bewertungskriterien: festlegen, wie Qualität, Konzept, Erfahrung und Preis gewichtet werden
- Auswertung: Angebote und gegebenenfalls Entwürfe fachlich einordnen und Stärken und Schwächen verständlich zusammenfassen
- Präsentationen: auf Wunsch an Vorstellungsterminen teilnehmen und gezielte Nachfragen stellen
Fair gegenüber den Anbietern
Eine gute Ausschreibung ist auch gegenüber den teilnehmenden Agenturen und Gestaltern fair. Dazu gehören realistische Fristen, klare Angaben zum Budgetrahmen und eine transparente Auswahl. Werden umfangreiche Entwürfe schon im Auswahlverfahren erwartet, sollte dafür eine angemessene Vergütung vorgesehen sein. So erhalten Sie durchdachte Vorschläge statt schnell zusammengestellter Muster.
Rolle und Grenzen
Ich unterstütze Sie fachlich und bleibe dabei neutral. Das bedeutet auch, dass ich mich bei einer Ausschreibung, die ich begleite, nicht selbst bewerbe. Rechtliche Fragen, etwa zum Vergaberecht bei öffentlichen Auftraggebern, gehören in die Hände Ihrer Vergabestelle oder einer Rechtsberatung. Die Entscheidung, wer den Auftrag erhält, treffen selbstverständlich Sie.